File 365 = Samenwerken in bestanden direct vanuit Salesforce en Office 365

Office 365 koppelen met Salesforce

File 365 maakt het mogelijk de krachten van Salesforce en Office 365 te bundelen. Gebruik Salesforce voor het automatiseren van uw processen en het gestructureerd opslaan van data. Gebruik de features in Office 365 zoals het samenwerken in bestanden en het offline synchroniseren van bestanden. 

Waarom File 365

Het beheren van documenten in Salesforce vereist veel discipline van gebruikers. Om een bestand bij te te bewerken zal het eerst moeten worden gedownload. Het gedownloade bestand kan vervolgens worden aangepast op het apparaat waar de download naartoe is gegaan, bijvoorbeeld een smartphone. Bij het opslaan zal het document niet automatisch weer worden geüpload naar Salesforce. Dit kan gemakkelijk worden vergeten. De wijzigingen gaan dan verloren.

File 365 maakt het mogelijk direct vanuit Salesforce je office bestanden te wijzigen.

Ook is niet te zien of meerdere gebruikers hetzelfde document aan het bewerken zijn. Degene die als laatste het document upload, overschrijft daarmee alle wijzigingen die tussen de download en upload gedaan zijn door collega's.

De Office applicaties van Microsoft zijn wel in staat direct vanaf Sharepoint Online en OneDrive for Business bestanden te openen. Wijzigingen die gedaan worden, worden automatisch naar Sharepoint of OneDrive gesynchroniseerd. Is er een collega ook bezig in hetzelfde document? Geen probleem in Office 365. De wijzigingen van iedereen worden in het document samengevoegd.

File 365 maakt het mogelijk deze functies direct vanuit Salesforce te gebruiken.

Ja, ik wil graag meer informatie!

Hoe werkt het

File 365 verplaatst bestanden die in Salesforce worden geüpload automatisch naar Sharepoint of OneDrive. In Salesforce blijven de bestanden zichtbaar en gerelateerd aan het record.

De belangrijkste gegevens van het bestand zijn direct in Salesforce beschikbaar. Ook wordt er een preview van het bestand getoond, zodat direct te zien is om welk bestand het gaat. Deze preview is beschikbaar voor alle type bestanden die door Office Online worden ondersteund.

Bij het openen van een File zal de online Office App van Microsoft worden geopend om het bestand te kunnen bekijken en te bewerken. In de Salesforce App op de smartphone zal de lokale Office App direct worden gestart. Eventueel kan het bestand ook direct worden geopend door het te downloaden.

Documenten toevoegen vanuit Office 365

Voor elk record in Salesforce wordt er een map aangemaakt in Sharepoint Online of One Drive. Als in deze map direct via een Office applicatie een bestand wordt neergezet, zal File 365 dit bestand zien. De gegevens van het bestand worden daarna beschikbaar gemaakt bij het desbetreffende record in Salesforce, zoals dat ook gebeurd bij een upload vanuit Salesforce.

Contact